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Gérer les archives courantes et intermédiaires

L’administration est responsable de la bonne gestion de ses archives tout au long de la DUA des documents, sous le contrôle scientifique et technique des Archives de Paris, qui aident les services producteurs à cerner la typologie de leurs documents et à en déterminer le sort final, notamment à l’aide de tableaux de gestion.

En amont, il peut être profitable de ranger les documents à l’aide d’un plan de classement adapté aux méthodes de travail de chaque service. Cet ordonnancement des documents permet de garder la maîtrise de toute l’information produite, selon une approche de records management.

Les fichiers bureautiques seront pour leur part classés en une arborescence raisonnée, selon des règles de nommage aussi strictes que possible, à l’abri d’un serveur ou d’une GED.

Externaliser des archives publiques (code du patrimoine, art. L 212-4 et R 212-19 à R 212-31)

Les services de la Ville et du Département de Paris ont la possibilité d’externaliser tout ou partie de leurs archives courantes et intermédiaires quel que soit le support (électronique ou papier), auprès d’un prestataire agréé par l’État. L’externalisation d’archives publiques est soumise au visa préalable et dérogatoire du directeur des Archives de Paris.

Attention, elle n’est autorisée que pour les documents dont la DUA n’est pas échue. D’autre part les services doivent soumettre au directeur des Archives de Paris la liste des documents qu’ils souhaitent externaliser.


Archives de Paris
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