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Organiser la gestion matérielle de vos dossiers

Les documents d’archives sur support papier, uniques et fragiles, sont exposés à des risques biologiques (contamination par moisissures ou insectes, détérioration par des rongeurs) et environnementaux (dégât des eaux, inondations, incendie), voire de dégradation volontaire ou involontaire (du fait de leur simple manipulation) par l’homme.

En Ile-de-France, le risque de crue de la Seine doit être pris en considération par chaque administration publique.

Il importe qu’une politique d’archivage définisse qui est chargé de la prévention des risques  matériels qui menacent l’intégrité des archives de l’âge courant ou intermédiaire constituant le capital informationnel de l’entité. L’archiviste du service producteur ou le/la correspondant.e  archivage quand ils existent, sont naturellement appelés à exercer leur vigilance sur ces points.

En cas de déménagement, de réorganisation interne ou de transfert de compétence, il importe que l’archivage soit identifié comme un chantier à part, nécessitant concertation et anticipation, avec un chef de projet identifié.

De tels événements sont en effet des moments privilégiés pour optimiser la gestion matérielle des archives, en reconsidérant la répartition des espaces de stockage (entre services, entre archives courantes et intermédiaires).

1. Choisir et aménager un local d’archives en interne

Le choix et l’aménagement d’un local  spécifique pour la conservation des archives courantes et/ou intermédiaires par un service producteur  nécessite une réflexion en amont afin de garantir la bonne conservation des archives et d’adapter le projet aux besoins préalablement définis.

Une étude fonctionnelle doit être formalisée et soumise au contrôle scientifique et technique des Archives de Paris par les collectivités locales (Code du patrimoine, article R212-54)

Il convient de choisir un local hors zone inondable, sain et bien isolé (au regard des conditions climatiques -température et hygrométrie-), de plain-pied, sécurisé et sûr.

La dimension du local de stockage est à calibrer en prenant en compte la volumétrie de la production annuelle et des arriérés accumulés en faisant abstraction des documents à éliminer. Il importe de définir la répartition entre archives courantes (a priori dans les bureaux ou dans des pièces dédiées dans les étages du siège de l’administration) et archives intermédiaires Les dossiers voués à terme à l’élimination pourront faire l’objet  d’un regroupement physique afin d’optimiser les destructions qui pourront être faites régulièrement.

2. Externaliser le stockage de ses archives auprès d’un prestataire

(Code du patrimoine, art. L 212-4 et R 212-19 à R 212-31)

Le stockage externalisé des archives, auprès d’une société agréée par le ministère de la Culture (service interministériel des archives de France), est possible réglementairement pour les seules archives dont la durée d’utilité administrative n’est pas échue (archives courantes et intermédiaires) . Du reste, cette procédure est soumise au visa préalable du directeur des Archives de Paris qui examine le cahier des charges de la prestation souhaitée, intégrant le périmètre et la volumétrie des archives susceptibles d’être externalisées.

L’hébergement externe de documents numériques relève également de cette procédure, et ce, dès leur âge courant.

La politique d’archivage de l’entité productrice pourra restreindre le périmètre des archives externalisables à des catégories plus limitées : archives éliminables, archives rarement consultées, voire se refuser à l’externalisation du stockage de certaines typologies (pour des dossiers sensibles).

Télécharger le cadre juridique et la liste des prestataires agréés (portail FranceArchives)

Au-delà du simple stockage, des actions de traitement d’archives ou d’élaboration de tableaux d'archivage peuvent être externalisées, mais dans tous les cas, il convient de faire intervenir les Archives de Paris en amont de la rédaction du cahier des charges et de la définition du périmètre pour valider la méthodologie de la prestation.

3. Que faire en cas de sinistre ?

Si un sinistre (incendie, inondation, contamination par des moisissures ou des insectes) survient :

  1. Alerter immédiatement le directeur des Archives de Paris, représentant du préfet de Paris  (Code du patrimoine, article R212-53). En outre, votre responsable collecte aux Archives de Paris peut vous conseiller sur place ou à distance pour établir un plan de sauvegarde et vous transmettre des listes d’entreprises susceptibles d’intervenir.
  2. Déclarer le sinistre auprès de votre assureur si votre entité est assurée.
  3. Associer vos responsables logistiques pour évacuer, déplacer, traiter certaines archives, et le cas échéant déshumidifier le local.
  4. En cas d’inondation ou de contamination, surveiller l'évolution de la situation (photographies, relevés de température et d'hygrométrie).
  5. Après extinction du feu par des moyens internes (extincteurs) ou externes (intervention des pompiers), établir un état des documents détruits.

4. Conseils de bon sens

Choisir des conditionnements adaptés (boîtes contenant les documents)

  • Les boîtes ou cartons s’adaptent aux dossiers qu’ils contiennent, à leur format, à leur force mécanique et à la fréquence de leurs manipulations. Ils résistent physiquement à l’incendie et à l’eau. Une attention particulière est à porter aux archives de conservation historique qui constituent la mémoire de l’entité ou aux archives vulnérables du fait d’une localisation à risque : un conditionnement dans des boîtes renforcées avec revêtement en polypropylène (plastique chimiquement stable), protégeant davantage que les boîtes d’archives standard, est à mettre en place.
  • Ces dernières doivent être suffisamment solides pour supporter plusieurs déménagements et leur transfert aux Archives de Paris.

Équiper un local d’archives

Il importe de choisir des étagères métalliques, mobiles ou non. Les rayonnages mobiles s’ils permettent  un gain de place, sont plus onéreux et nécessitent un renfort de résistance pour les sols. L’air y circule moins bien. Ce type d’équipement suppose que le service producteur veille avec précaution au bon état du système de mobilité des rayonnages (rails des planchers, volants).

En prévention des incendies, le local est pourvu d'un extincteur (poudre sèche, neige carbonique).

Il est pourvu d'une fenêtre ou d'un système de ventilation. Le local ferme à clé.

Pour en savoir plus : CIG Versailles, 2014, les locaux d’archivage.

Maintenance du local et anticipation des sinistres

  • Inspecter périodiquement le local (à combiner avec des outils de télésurveillance) pour y détecter la présence éventuelle d'infiltrations, d’inondations, d'insectes, de rongeurs ou de moisissures ou d’intrusions humaines, ou pour y repérer des anomalies climatiques (dysfonctionnement du système de traitement de l’air).
  • Mettre en œuvre un dépoussiérage régulier (sols, tablettes, conditionnements) pour diminuer le risque de contamination biologique et garantir aux agents et éventuels prestataires de bonnes conditions de travail.
  • Etablir un plan d’évacuation des documents essentiels à évacuer ou sauver en priorité en cas de sinistre.

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