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Verser vos archives définitives

Le versement est un acte transférant les archives d’une entité publique à une autre qui prend la responsabilité de leur conservation.

Pourquoi verser ?

Les entités sont tenues de verser réglementairement leurs archives d’âge définitif, après avoir opéré les tris requis et décrit les dossiers à verser.
Elles pourront toujours, en tant que productrices desdits dossiers, consulter les dossiers conservés par les Archives de Paris, pour satisfaire des besoins documentaire ou juridique.

Comment verser ?

(Code du patrimoine, art. R. 212-16)

Un bordereau de versement doit être établi avant tout transfert vers les Archives de Paris et requiert la validation de ces dernières. Ce bordereau liste les documents devant être transférés, fait preuve, et décharge le service versant de ses obligations de conservation.
Une rédaction soignée et synthétique du bordereau de versement facilite leur collecte, leur classement et leur communication.

Télécharger un bordereau de versement

Avant tout versement :

Prévention des risques environnementaux et biologiques

Le service versant, le cas échéant, remplit un questionnaire sur l'état sanitaire des archives candidates au versement.

Pour en savoir plus sur les risques environnementaux et biologiques

Prévention du risque amiante 

L’amiante est un matériau nocif pour la santé des agents manipulant des archives, si celles-ci s’avèrent imprégnées de poussières amiantées (voir Code de santé publique, articles R1334-29-5).

Le ministère de la Culture (Service interministériel des archives de France) a renforcé au travers d’une circulaire et d’un vademecum (juin 2017), la prise en compte du risque amiante : des précautions d’usage, dès la collecte des archives publiques et le cas échéant, avant toute visite d’expertise dans un local d’archives, sont préconisées.

Depuis le 1er janvier 2018, les Archives de Paris ont mis en place le protocole préventif suivant, reposant sur la transmission d’une documentation technique et d’un formulaire déclaratif concernant les locaux de stockage des archives.

  • Dès qu’un projet de versement d’archives publiques prend consistance et bénéficie de l’accord de principe des Archives de Paris, le service demandant le versement envoie le formulaire de déclaration amiante.
    Pour les bâtiments antérieurs au 1er janvier 1997, il y ajoute la « fiche récapitulative du DTA » (dossier technique amiante), au plus tard 1 mois avant la date souhaitée pour le versement.
    Ce formulaire déclaratif recueille les éléments d’information susceptibles d’enclencher ou non une procédure d’investigation. Si ces éléments font défaut, l’entité s’expose à une difficile levée de doute : le versement sera mis en attente en vue de prélèvements de poussières, engagés par le demandeur et à sa charge.
    Si les fonds d’archives ont connu plusieurs localisations successives, le demandeur doit fournir la fiche récapitulative du DTA par site.
  • L’accord est donné par le directeur des Archives de Paris dans un délai maximum de 2 mois après réception du formulaire déclaratif et de la fiche récapitulative du DTA.

Demander la communication de documents versés

Un service qui a versé aux Archives de Paris les dossiers qu’il a produits garde le droit de les consulter.  La consultation se fait en salle de lecture, 18 boulevard Sérurier Paris 19e (métro Porte des Lilas) aux horaires d'ouverture au public et dans les conditions de consultation prévues par le réglement de la salle de lecture.

Le service, en tant que producteur des documents, peut également en demander le prêt : il s’agit d’une communication administrative.

Pour cela, le service doit remplir un bordereau de prêt en précisant la cote du document souhaité et le retourner par mail à l’adresse dac.archives@paris.fr  afin qu'il soit visé par le directeur des Archives de Paris.

La cote est susceptible de figurer dans les inventaires en ligne (remplir le formulaire avec le nom du producteur et le type de document) sauf les permis de construire que l’on retrouve sur la rubrique des recherches topographiques.

Une fois validé, le prêt est accordé pour une durée maximale de 2 mois. Le retrait et le retour des documents incombe au service, en accord avec les Archives de Paris pour fixer ensemble les dates. 

Il importe de ne rien ajouter ni retrancher dans les dossiers prêtés. Si besoin, un versement complémentaire pourra être envisagé avec le service des archives publiques (dac.archives@paris.fr).


Archives de Paris
Archives de Paris
18 boulevard Sérurier
75019 Paris
Téléphone : 01 53 72 41 23
Télécopie : 01 53 72 41 34