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Principes d'archivage et outils d'aide au classement

Cycle de vie d'un document

Principe des trois âges des archives

Les archives passent à travers trois âges successifs : courant, intermédiaire, définitif.

  • Archives courantes : cet âge commence dès la création du document et dure tant que ce dernier est utilisé couramment par le service qui l'a produit.
  • Archives intermédiaires : à ce stade le document n'est plus d'usage quotidien, mais le service producteur peut encore en avoir besoin ponctuellement pour faire face à des recours ou encore instruire d'autres affaires.

Ces deux âges forment la durée d'utilité administrative (DUA) durant laquelle un document doit être conservé par les services producteurs.

  • Archives définitives : à l’échéance de leur durée d’utilité administrative, les documents sont soit éliminés, soit conservés à titre historique. On parle alors d’archives définitives, destinées aux Archives de Paris.

La constitution d'archives numériques suppose également une gestion du cycle de vie du document dès la conception du système d'information.

Elaborer un tableau d'archivage

L’administration est responsable de la bonne gestion de ses archives tout au long de la DUA (durée d’utilité administrative), sous le contrôle scientifique et technique des Archives de Paris.

A ce titre, le service administratif élabore son tableau d’archivage, qui identifie les documents et les dossiers constitués à son échelle, suivant un ordre cohérent.

Les archives numériques ou les dossiers mixtes (électroniques / papier) y sont évalués à l’instar des documents papier.

L’administration évalue la DUA de ses typologies documentaires, en fonction des besoins plus ou moins fréquents qu’elle a d’y recourir (eux-mêmes dictés par les processus métiers ou les enjeux juridiques qui y sont attachés).

Pour ce faire, les services dont les activités ont fait l’objet de circulaires ou d’instructions de tri publiés par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) disposent d’un socle méthodologique et réglementaire sur lequel s’appuyer.

Le choix des DUA revient aux services, les Archives de Paris ne pouvant assumer à leur place les risques liés à une destruction anticipée ni les coûts induits par une conservation prolongée.

Les Archives de Paris valident le tableau d’archivage proposé et se prononcent plus particulièrement sur le sort final (conservation/élimination/tri) des documents ou dossiers listés.

Enfin, les Archives de Paris peuvent intervenir en soutien méthodologique des services dépourvus de fonction d’archivage pérenne.

Elaborer une charte de gestion documentaire, notamment pour les documents bureautiques

En amont, il peut être profitable de concevoir une charte de gestion documentaire qui capitalise les outils permettant de rationaliser la production des documents. Parmi ces outils, le plan de classement et les règles de nommage, le référentiel des abréviations et du versionning, les modalités de gestion de l’arborescence et du réseau avec les droits d’accès, s’adaptent aux méthodes de travail et aux objectifs de chaque service. L’ordonnancement choisi permet de garder la maîtrise de l’information produite et de la partager entre plusieurs intervenants.

Les fichiers bureautiques produits ou reçus par les agents seront, s’ils sont pertinents, classés en une arborescence raisonnée, selon des règles de nommage communes, au sein d’un réseau partagé ou d’une GED (outil de gestion électronique des documents).


Archives de Paris
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