Verser vos archives définitives
Le versement est un acte transférant les archives d’une entité publique à une autre qui prend la responsabilité de leur conservation.
Les archives définitives, destinées à la conservation historique, sont à verser dans le service d'archives compétent.
Pourquoi verser ?
Les entités sont tenues de verser réglementairement leurs archives d’âge définitif, après avoir opéré les tris requis et décrit les dossiers à verser.
Elles pourront toujours, en tant que productrices desdits dossiers, consulter les dossiers conservés par les Archives de Paris, pour satisfaire des besoins documentaire ou juridique.
Comment verser ?
(Code du patrimoine, art. R. 212-16)
Un bordereau de versement doit être établi avant tout transfert vers les Archives de Paris et requiert la validation de ces dernières. Ce bordereau liste les documents devant être transférés, fait preuve, et décharge le service versant de ses obligations de conservation.
Une rédaction soignée et synthétique du bordereau de versement facilite leur collecte, leur classement et leur communication.
Deux modèles sont à votre disposition :
- Un modèle simple, qui est une grille de saisie simplifiée à destination des agents n’étant pas archivistes professionnels ;
- Un modèle détaillé, destiné aux archivistes professionnels. Il comporte des fonctionnalités pour contrôler, structurer et documenter le versement.
Télécharger un bordereau de versement simple
Télécharger un bordereau de versement détaillé
Avant tout versement :
Prévention du risque amiante
L’amiante est un matériau nocif pour la santé des agents manipulant des archives, si celles-ci s’avèrent imprégnées de poussières amiantées (voir Code de santé publique, article R1334-29-5).
Le ministère de la Culture (Service interministériel des archives de France) a renforcé au travers d’une circulaire et d’un vademecum (juin 2017), la prise en compte du risque amiante : des précautions d’usage, avant la collecte des archives publiques et le cas échéant, avant toute visite d’expertise dans un local d’archives, sont préconisées.
Depuis le 1er janvier 2018, les Archives de Paris ont mis en place le protocole préventif suivant, reposant sur la transmission d’un formulaire déclaratif et d’une documentation technique concernant les locaux de stockage des archives.
- Dès qu’un projet de versement d’archives publiques prend consistance et bénéficie de l’accord de principe des Archives de Paris, le service demandant le versement envoie le formulaire de déclaration amiante. Quand les archives ont été conservées dans un bâtiment construit avant le 1er janvier 1997, le service versant doit fournir la fiche récapitulative du DTA (dossier technique amiante) et le DTA du bâtiment dès que possible et au plus tard 2 mois avant la date souhaitée pour le versement. Cette démarche est à effectuer pour les localisations successives des archives dans des bâtiments antérieurs à 1997. Le service versant se doit de préciser pour un bâtiment la localisation exacte du lieu de stockage des archives (étage notamment).
Si des renseignements font défaut, sont contradictoires ou si le DTA n’est pas produit alors que la fiche récapitulative amiante fait part de présence de matériaux potentiellement dangereux ou de travaux de désamiantage, les Archives de Paris sont susceptibles demander au service versant (et à sa charge) des prélèvements et une analyse de la contamination potentielle des archives. - L’accord est donné par le directeur des Archives de Paris dans un délai maximum de 2 mois après réception du formulaire déclaratif et de la fiche récapitulative du DTA.
Prévention des risques environnementaux et biologiques
Le service versant, le cas échéant, remplit un questionnaire sur l'état sanitaire des archives candidates au versement.
Demander la communication de documents versés
Un service qui a versé aux Archives de Paris les dossiers qu’il a produits garde le droit de les consulter. La consultation se fait en salle de lecture, 18 boulevard Sérurier Paris 19e (métro Porte des Lilas) aux horaires d'ouverture au public et dans les conditions de consultation prévues par le réglement de la salle de lecture.
Le service, en tant que producteur des documents, peut également en demander le prêt : il s’agit d’une communication administrative.
Pour cela, le service doit remplir un bordereau de prêt (communication administrative) en précisant la cote du document souhaité et le retourner par mail à l’adresse dac.archives@paris.fr afin qu'il soit visé par le directeur des Archives de Paris.
La cote est susceptible de figurer dans les inventaires en ligne (remplir le formulaire avec le nom du producteur et le type de document) sauf les permis de construire que l’on retrouve sur la rubrique des recherches topographiques.
Une fois validé, le prêt est accordé pour une durée maximale de 2 mois. Le retrait et le retour des documents incombent au service, en accord avec les Archives de Paris, pour fixer ensemble les dates.
Il importe de ne rien ajouter ni retrancher dans les dossiers prêtés. Si besoin, un versement complémentaire pourra être envisagé avec le service des archives publiques (dac.archives@paris.fr).
Principes d'archivage et outils d'aide au classement
Gérer les archives courantes et intermédiaires