Gérer les archives courantes et intermédiaires
Qu’est-ce que gérer des archives publiques ?
L’administration est responsable de la bonne tenue matérielle de ses archives papier et numériques (support, conditionnement, conditions de stockage) et de leur bon classement.
Afin de rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires, elle crée une fonction archivage, permettant d'élaborer et de mutualiser les outils d’archivage, incarnée par un.e archiviste ou un.e correspondant.e archivage, interlocuteur/trice des Archives de Paris.
La fonction archivage, parfois évoquée sous le terme anglo-saxon de records management, est souvent reliée, dans les organigrammes, à la fonction logistique. De par les mutations numériques en cours, il peut être opportun d’intégrer cette fonction au sein d’une entité dédiée à la gouvernance de l’information numérique.
Eliminer des archives publiques
La conservation des archives intermédiaires a un coût en termes de locaux ou d’hébergement, notamment en cas d’externalisation. C’est pourquoi il est important d’éliminer régulièrement les dossiers dont la DUA (durée d'utilité administrative) est échue, selon les instructions nationales, reprises le cas échéant dans le tableau d’archivage.
Toute élimination d’archives publiques sans visa, illégale, est passible de poursuites (Code du patrimoine, art. L. 212-2, L. 212-3, L. 212-14, et R. 212-51). C’est pourquoi tout producteur d’archives publiques doit soumettre au directeur des Archives de Paris la liste des documents dépourvus d’intérêt administratif et historique (transmise par bordereau d'élimination) dont il envisage l’élimination.
Les documents et données numériques sont soumis aux mêmes principes de tri et d’élimination.
Télécharger le bordereau d'élimination
Télécharger le mode d'emploi pour remplir correctement le bordereau d'élimination
Un cas spécifique d’élimination anticipée : l’élimination de documents papier numérisés
La destruction anticipée de documents sur support papier ayant fait l’objet d’une numérisation peut être autorisée par le directeur des Archives de Paris, sous certaines conditions. Les services demandeurs doivent remplir un dossier, et ce bien avant de lancer leur projet de numérisation.
Mettre en place des chantiers de tri
Les éliminations sont mises en œuvre régulièrement, quand elles sont simples et volumineuses.
Il importe de veiller à ne pas laisser s’accumuler des papiers hétéroclites dans des espaces mutualisés ou dans les bureaux des agents.
Le tableau d’archivage permet d’aiguiller les dossiers dans 3 directions : élimination, versement aux Archives de Paris, conservation en archives intermédiaires.
Du fait de la dimension organisationnelle et documentaire de ces opérations, le recours à des ressources humaines en interne, la mobilisation des agents producteurs d’archives lors de campagnes régulières ou l’externalisation de la prestation de tri, nécessitent une vraie coordination.
Principes d'archivage et outils d'aide au classement
Verser vos archives archives définitives