Archivage numérique
Typologies d’archives numériques
Les archives nativement numériques, dématérialisées dès leur création, sont à distinguer des archives numérisées, qui proviennent de la numérisation administrative ou patrimoniale de dossiers papier.
La numérisation des documents papier d’âge courant ou intermédiaire facilite le travail des administrations ou les échanges avec les administrés.
Les archives numériques se décomposent en :
- données structurées, issues de bases de données, d’outils de GED (gestion électroniques de documents), flux dématérialisés, etc.;
- données non ou peu structurées : fichiers bureautiques (sur espace individuel ou réseau partagé), courriels, etc.
Il convient d’y ajouter les métadonnées : données de description ou de gestion accompagnant les données/documents numériques.
Constitution des archives numériques
Les principes de l’archivage numérique sont les mêmes que pour le papier : c’est ainsi que les archives numériques font l’objet, au cours de leur cycle de vie, de tris réglementaires : elles sont de ce fait « tamisées » en fonction des besoins des services, des citoyens et de l’histoire, et au total, sont conservés à titre pérenne 5 à 10 % de la production initiale.
Les enjeux techniques, juridiques, organisationnels de l’archivage numérique associés aux risques d’obsolescence sont tels qu’ils nécessitent une intervention sur le volet archivage du projet informatique le plus en amont possible de la production, dès la conception des systèmes d’information.
Pour les documents bureautiques partagés et en l’absence de GED (gestion électronique de documents), l’adoption d’une charte de gestion documentaire est recommandée, pour éviter la cacophonie et à terme les vracs électroniques.
Les Archives de Paris pour leur part souhaitent se doter d’une infrastructure technique et organisationnelle, propre à accueillir les archives numériques historiques des entités de la Ville de Paris, au sein d’un « système d’archivage électronique » (SAE).
Qu'est-ce qu'un système d'archivage électronique (SAE) ?
Un SAE garantit l’intelligibilité (lisibilité), l’intégrité (le document est non modifiable), l’authenticité (consolidation des éléments de contexte : signature, provenance, date) des documents entrants et de leurs métadonnées ainsi que leur restitution sur le long terme (pérennité), à la différence d’un simple stockage ou d’une sauvegarde.
Les actions effectuées sur un document numérique (suppression, apposition de mentions, consultation) au sein d’un SAE sont traçables, grâce à la conservation des métadonnées de gestion (ou journaux des événements).
Enjeux de l’archivage numérique au sein de la gouvernance de l’information numérique
Du fait de l’intensification de l’administration numérique favorisant la saisine par voie électronique, les téléservices et la diffusion sur internet et intranet, les porteurs de projets de dématérialisation au sein des structures publiques prennent en compte de manière transversale l’archivage numérique, l’accès aux données, la réutilisation des données et documents publics, la protection des données personnelles, la sécurité, volets d’une gouvernance de l’information numérique en cours d’émergence et d’organisation.
L’archivage numérique, en tant que facteur de rationalisation, contribue à l'optimisation des espaces de stockage électronique car il favorise les éliminations régulières qui économisent de la ressource et consolident une conservation ciblée.
Pour en savoir plus : le référentiel général de gestion des archives (R2GA), un atout de modernisation pour votre administration (2013).
Archivage numérique et protection des données personnelles
Cadre juridique
Le RGPD –règlement général des données personnelles du 27 avril 2016-, relatif à la protection des données à caractère personnel, est en vigueur depuis le 25 mai 2018. Il est complété pour les dispositions laissées à l’appréciation des Etats, par la loi du 6 janvier 1978 relative à la protection des données personnelles, modifiée suite à l’adoption de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018.
Ce nouveau cadre renforce la protection des personnes physiques vivantes à l'égard du traitement des données à caractère personnel.
Dérogations prévues pour les traitements à finalités scientifiques, historiques, statistiques ou archivistiques
Des exemptions et dérogations au cadre général, contrebalancées par des garanties, sont prévues pour concilier le droit à la protection des données à caractère personnel avec d’autres droits (liberté d’expression ou d’information, réutilisation des informations du secteur public, constitution d’un patrimoine archivistique).
C’est ainsi que la légalité de la conservation des données à l’issue de la durée de conservation dans le traitement initial à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques est confirmée, tandis qu’une notion nouvelle est introduite : la finalité archivistique dans l’intérêt public. Ces deux finalités font l’objet du nouvel article 36 de la loi modifiée du 6 janvier 1978 qui assure la cohérence entre le Code du patrimoine et le principe de limitation dans le temps de la conservation des données inscrit dans le RGPD :
« Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà de la durée prévue au 5° de l'article 6 qu'en vue d'être traitées à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ; le choix des données ainsi conservées est opéré dans les conditions prévues à l'article L. 212-3 du code du patrimoine. […]. »
Le RGPD prévoit pour les traitements relevant de l’une ou/et l’autre de ces deux finalités des dérogations et notamment, la dérogation au « droit à l’oubli » ou « droit à l’effacement ».
Les DPO (data protection officers, délégués à la protection des données), les responsables de traitement des entités publiques et les archivistes se concertent, à partir d’une cartographie des données à valeur historique, pour mettre en place une méthodologie commune. Ainsi, l’anonymisation, le chiffrement ainsi que la purge des données, à l’issue de leur durée de conservation, ne peuvent être mis en place que sous le contrôle scientifique et technique des Archives de Paris.
Pour en savoir plus :
Le RGPD et les archives par Bruno Ricard, sous-directeur de la communication et de la valorisation des archives (Service interministériel des Archives de France), 2018.
Site de la CNIL (commission nationale informatique et libertés).
Principes d'archivage et outils d'aide au classement
Gérer les archives courantes et intermédiaires